ERP成功上線之?dāng)?shù)據(jù)篇二
2015/7/10 17:09:29 點(diǎn)擊：
第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備
我們可以簡單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)的科目體系等。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是它在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時(shí)它是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的惟性。
動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按照時(shí)點(diǎn)來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)
點(diǎn)的數(shù)據(jù)對(duì)ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣時(shí)間點(diǎn)上，公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初
數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫存的數(shù)量、金額，財(cái)務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。
不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是惟一的。為了保證數(shù)據(jù)的惟一性，就要給這些數(shù)據(jù)編碼。所以，在進(jìn)行兩大類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備之前，另一項(xiàng)更基礎(chǔ)的工作必須先完成，那就是編碼規(guī)則。
我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序列表如下，并對(duì)每項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)一個(gè)收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)查。
在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是
根據(jù)物料的某些屬性對(duì)物料進(jìn)行歸類，例如一個(gè)機(jī)械廠將其物料分為：產(chǎn)品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。所以要首先把工作重
心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。
第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集
在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了。實(shí)際上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時(shí)間的工作。一個(gè)考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵詢共同的編碼原則：
1）惟一性
必須保證一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象。
2) 實(shí)用性
編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。要從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過細(xì)的編碼不實(shí)用，過粗的編碼不管用。
3) 統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)
編碼由一個(gè)或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：
任何對(duì)象在其整個(gè)生命周期內(nèi)標(biāo)識(shí)碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。圖示為三段柔性分類碼結(jié)構(gòu)，并且采用順序碼作為二級(jí)代碼，以確保編碼的惟一性。
圖1 分類碼的結(jié)構(gòu)
分類碼各段之間可以具有隸屬關(guān)系，構(gòu)成樹狀結(jié)構(gòu)。
4) 標(biāo)準(zhǔn)化
編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。例如使用國家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等。
5) 便于ERP系統(tǒng)處理
由于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計(jì)算機(jī)處理。
6) 易用性
編碼應(yīng)盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合，以提高錄入效率。
實(shí)際上，編碼問題絕不僅僅是一個(gè)技術(shù)問題，也不只是ERP實(shí)施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方方面面。所以合
理組織人力和安排充足的時(shí)間十分重要。一般的做法是在項(xiàng)目實(shí)施小組中成立跨職能部門的數(shù)據(jù)小組，由專人負(fù)責(zé)，各職能部門的人員都要參加數(shù)據(jù)小組，視工作難
度和工作量來確定是專職還是兼職參與。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。
第三步：期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)上線
有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運(yùn)行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了。
由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過早準(zhǔn)備是沒有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更精密的時(shí)間表，通常會(huì)這樣安排計(jì)劃：
根據(jù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)上線時(shí)間，并進(jìn)行項(xiàng)目管控。
在上線之前一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行全面的庫存盤點(diǎn)，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行盤盈盤虧處理。盤點(diǎn)時(shí)使用新的編碼規(guī)則。
要求各業(yè)務(wù)部門在上線之前盡可能處理完未結(jié)清的訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時(shí)也降低日后對(duì)賬的工作量。
在上線之前兩周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者錄入系統(tǒng)。
在上線時(shí)點(diǎn)將庫存期初、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)。可視數(shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。
在上線后的一個(gè)月內(nèi)，通過核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，并查出差異所在，進(jìn)行調(diào)整。
談到對(duì)賬，這里再多說幾句。由于ERP的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)不是簡單的模擬手工作業(yè)，因此在系統(tǒng)上線前后，業(yè)務(wù)處理方式可能會(huì)不同，會(huì)有一些數(shù)據(jù)是對(duì)不上的。對(duì)不上
的原因除了確實(shí)賬實(shí)不符、賬賬不符外，前后的統(tǒng)計(jì)和管理的口徑不一致也是導(dǎo)致數(shù)據(jù)根本對(duì)不上的一個(gè)重要原因，畢竟數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣了。比如為了核算準(zhǔn)確
而增加的過渡科目會(huì)導(dǎo)致另一些科目余額不一致，雖然這并不影響最終的財(cái)務(wù)報(bào)表。
在處理這類數(shù)據(jù)的時(shí)候，要從理解系統(tǒng)的邏輯關(guān)系出發(fā)，尋求數(shù)據(jù)的平衡，懂得哪些應(yīng)該刪除、哪些應(yīng)該合并、哪些應(yīng)該完善。懂得如何取舍是上上功夫。
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