ERP系統(tǒng)批號管理的六個問題
2015/11/20 16:16:27 點擊：
批號管理是企業(yè)進行物料追蹤與控制的一個重要工具。如現(xiàn)在的食品、藥物等外包裝盒上都會有一個批號。如果管理恰當，通過這個批號可以查詢出產(chǎn)品的出貨日期、完工日期、在哪條生產(chǎn)線上生產(chǎn)的、原材料是哪個供應商在什么時間提供的、產(chǎn)品與原材料的檢驗信息等等。可見，批號管理可以幫助企業(yè)管理者追蹤物料的詳細情況。不過由于中間信息過多，如果通過手工來管理批號的話，工作量非常大。為此在手工管理階段，很少有企業(yè)會使用批號管理。在ERP系統(tǒng)中，相關的批號作業(yè)都是有系統(tǒng)完成的。人工操作的工作量相當?shù)纳佟榇穗S著ERP系統(tǒng)的普及，批號管理也將得到廣泛的應用。筆者認為，要做好批號管理，需要注重細節(jié)。
一、哪些物料需要進行批號管理？
項目管理員需要根據(jù)企業(yè)物料的重要性確定批號管理的范圍。即使是像藥物、食品等國家強制要進行批號管理的企業(yè)，也并不是需要對所有的物料都進行批號管理。如外包裝盒上的塑料薄面就不需要進行癖好管理。所以企業(yè)需要根據(jù)物料的重要性(如物料的價值、物料對成品的影響程度)來確定需要進行批號管理的物料。
在這個過程中，需要注意一個問題。即國家相關法律法規(guī)的要求。對于食品、醫(yī)療等行業(yè)，國家都有規(guī)定，對于哪些物料需要進行批號的管理。此時在考慮批號管理的范圍時，就要兼顧到國家法律法規(guī)的規(guī)定。
二、ERP項目前是否有批號管理工具？
有些企業(yè)，在沒上ERP系統(tǒng)之前，就已經(jīng)有了批號管理的信息化系統(tǒng)。不過這個系統(tǒng)是相對獨立的，只記錄了批號相關的信息。企業(yè)準備上ERP系統(tǒng)后，項目管理員就需要考慮，怎么對待原有的癖好管理系統(tǒng)？對此項目管理員有三個選擇。
一是讓批號管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)并存。即相關帳務與物料控制在EPR系統(tǒng)中進行，而批號則仍然通過批號管理系統(tǒng)來控制。這么操作，顯然會增加用戶的工作量。因為用戶同時需要負責兩套信息的數(shù)據(jù)。通常情況下，如果企業(yè)需要進行批號管理等范圍并不是很大，可以考慮采用這種方式。否則的話，并不推薦使用。
二是將ERP系統(tǒng)與現(xiàn)有的批號管理系統(tǒng)進行整合。通過一定的方式（如開發(fā)接口等等），將批號管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)進行整合。這是一種比較不錯的處理方式。其可以降低重新推行批號管理系統(tǒng)所帶來的風險，降低項目成本。不過采取這種方式的話，往往受到一定的限制條件。如需要評估批號管理系統(tǒng)與使用的ERP系統(tǒng)之間的兼容性、企業(yè)需要支付額外的支出來進行系統(tǒng)的整合等等。而且整合的效果到底好不好，也要根據(jù)企業(yè)實際的情況來進行評估。如果企業(yè)要進行這個方面的整合，筆者建議最好先評估一下，這家ERP提供商以前有沒有類似的成功案例。如果有成功先例的話，那么整合的風險就會小許多。
三是廢除原先的批號管理系統(tǒng)、利用ERP系統(tǒng)的批號管理模塊來代替。這是筆者強烈推薦的一種處理方式。雖然非常原先的批號管理系統(tǒng)，有點浪費。但是從長遠的角度來看，這還是值得的。而且企業(yè)已經(jīng)有了批號管理的理念，推行ERP系統(tǒng)中的批號管理模塊也是比較輕松的。企業(yè)需要付出的，就是購買批號管理模塊的成本，以及承擔比較小的風險。當然為了安全起見，在實施ERP項目時，原有的批號管理系統(tǒng)要與ERP系統(tǒng)的批號管理模塊并行運行一段時間，以提高數(shù)據(jù)的準確性。
三、批號管理的編碼原則是什么？
要進行批號管理，必須先建立批號管理的編碼原則。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，批號管理的編碼原則是否合理，直接關系到批號作業(yè)的成敗。批號的編碼原則其實跟物料信息的編碼規(guī)則一樣的重要。或者說，批號就相當于是物料的另外一種編碼形式。在考慮編碼時，通常要兼顧如下幾個方面的信息。
一是是否需要將日期信息顯示在其中。從原材料到最終的產(chǎn)品，都會有一定的交易日期。項目管理員需要考慮，企業(yè)對于物料的管理是否有保質(zhì)期控制的要求。如果有的話，那么就可以在批號管理中將日期信息包含進去。如此的話，就不需要額外采用保質(zhì)期管理模塊。可以在批號中采用8位作為日期信息。然后在判斷是否過期時，可以通過一定的規(guī)則獲取批號中的日期信息來進行判斷。這也是食品行業(yè)中常用的一種編碼方式。
二是需要考慮前后之間的關聯(lián)。如從原物料到成品，顯然其批號會發(fā)生改變，但是需要建立一定的聯(lián)系。如果通過批號來反映這兩者之間的關聯(lián)，這是在批號原則設計時需要考慮的內(nèi)容。如有些企業(yè)在批號設計時，會在主要原材料的后面加入日期碼和流水號來代表成品的批號。
四、批號管理的控制方式如何？
批號管理顯然是跟物料緊密聯(lián)系在一起的。在考慮批號的控制方式時，也要跟物料的控制手段結(jié)合起來考慮。如物料在發(fā)料時，是先進先出還是后進先出。不同的企業(yè)對此往往采用不同的方式。如有些企業(yè)的物料有保質(zhì)期的限制，或者存放久了會造成比較大的損耗，此時就會考慮采用先進先出的控制方式。注意這里的先進先出跟庫存成本統(tǒng)計時的先進先出是不同的。庫存成本中的先進先出主要談的是帳務的處理，而實物不一定是先進先出。而某些企業(yè)由于原材料比較笨重，如鋼板等等。往往是后進的原材料是堆放在外面的。此時發(fā)料時，就采取的是后進先出的方式。同理，這里談到的后進先出指的是實物，而不是帳務上的處理。
同樣，批號管理也有先進先出和后進先出兩種處理方式。具體采用什么樣的方式，項目管理員需要跟相關用戶進行協(xié)商確認。如果企業(yè)以前有批號管理的經(jīng)驗，這比較容易確認。如果沒有的話，就比較麻煩，很難向用戶說明這兩者之間的區(qū)別。此時筆者建議，實施顧問要結(jié)合系統(tǒng)的操作，向用戶演示這兩個控制方式的差異，并協(xié)助用戶進行合理的判斷。
五、批號管理如何進行追蹤？
批號主要用來進行物料的追蹤。那么企業(yè)到底要將這個追蹤做到哪個環(huán)節(jié)呢？不同的企業(yè)對此往往有不同的要求。如有些企業(yè)，只需要將批號追蹤做到成品出貨環(huán)節(jié)即可。而有些企業(yè)則要求比較高，需要追蹤到原材料的進貨情況。有些甚至需要追蹤到生產(chǎn)的人員、生產(chǎn)線等等。很難說哪種程度最好。筆者只能夠說，適合企業(yè)的管理水平才是最好的。
企業(yè)需要根據(jù)自己的管理需要，選擇合適的追蹤程度。如果企業(yè)是第一次接觸批號管理系統(tǒng)，則建議從簡單做起。不過在設計編碼原則時，則需要統(tǒng)籌考慮。
六、批號管理作業(yè)的復核流程？
批號管理作業(yè)在ERP系統(tǒng)上線之后需要進行不定期的復核。復核的方法很簡單。只需要隨意抽取一個批號，然后進行反向追蹤，判斷追蹤到的物料信息與實際的情況是否相符。如通過成品的批號，可以追蹤到檢驗人員、生產(chǎn)設備、原材料的供應商等信息。將追蹤到的這些信息跟企業(yè)的日記帳進行比對，看看是否存在差異。
企業(yè)的管理流程出現(xiàn)比較大的變動（如添加了新的生產(chǎn)線、調(diào)整了生產(chǎn)作業(yè)流程），以及ERP上線的兩年之內(nèi)，最好對批號每個月抽查一次。之后可以每個季度抽查一次。以確保批號管理的效果。
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