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如何整理基礎數據

2015/4/20 15:57:40 點擊：

      參與過ERP項目實施的人都應該知道，ERP項目實施能夠成功，關鍵在于細節。有人這樣說，ERP不難，只是很繁。這里所說的繁，指的就是整理ERP基礎數據的過程。整理ERP基礎數據的確很繁瑣，這個過程并不比ERP上線輕松，但它并不難，只要堅持，就一定能夠實現。ERP項目實施成功靠的是三分技術，七分管理，十二分數據。可見，ERP系統中基礎數據整理的重要性。

   系統中共有三大數據源，分別為工程數據源，庫存數據源和其它各項參數的設置。其中，工程數據源和庫存數據源占據了整個ERP系統數據庫的90%，它們的整理難度也是最大的，整理周期也是最長的，需要花費更多的精力去處理，必須在項目實施的前期準備完成。而各項參數的設置是一個循序漸進的過程，包括項目實施成功后對系統的日常維護。

     工程數據源主要包括建立科學的編碼體系、物料主文件（ITMB）的建立、BOM（物料清單）的搜集和整理、產品工藝路線的確定等。鑒于建立工程數據庫的工作量較大，又是一項長期的工作，必須有組織上的保證才能完成，加上工程數據的整理與錄入涉及到許多業務部門，因此，需要成立由多個部門的業務人員組成的工程數據小組。該小組一般由ERP工程的項目負責人直接領導，要求企業標準化小組、信息部的成員加入。數據小組主要職責是負責ERP系統編碼體系的建立與維護，整理、規范企業的工程數據，保證企業工程數據的規范性、準確性。建立科學的編碼體系，所涉及的部門非常多，因為一套完整的編碼體系包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、計劃員/采購員編碼等。其中，物料編碼的工作量是最大的，不同工序之間不同層次間的產成品都應該有自己的編碼，它包括原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產品等，編碼體系必須在工程BOM數據整理前完成，隨后要求深入到設計部門。一方面，設計圖引用的物料應有編碼，便于通過接口程序導入ERP系統。另一方面，進行產品設計時可通過ERP系統的相關查詢工具，直接查詢并引用ERP系統中的物料編碼，這樣便于物料編碼的推廣應用，也可以在應用中去檢查編碼的準確性。在物料編碼的過程中，一定要避免“重復編碼”和“一物多碼”的情況，如果有要及時糾正。隨著數字化的發展，物料編碼不要賦予它太多的含義，目前大多是采取“純數字編碼”，越簡單越好.從大類能夠分清就可以了，如“0”開頭的表示成品，“1”開頭的表示五金件，“2”開頭的表示塑膠件，“3”開頭的表示油漆類等。物料編碼一定要有可擴展性和延伸性，便于企業今后的發展。

產品的BOM結構，其實在任何制造型企業里都是存在的，就是不上ERP系統，研發部門也應該有一套相關產品的物料清單，只不過是沒有規范化。對BOM數據的整理關鍵是搜集現成的物料清單，并對它進行修改，包括格式的修改和錯誤的糾正，以及物料編碼的匹配等。對BOM進行整理時，物料描述一定要規范合理，盡量采取國際和國內的一些標準化描述，BOM表的結構層次一定要清楚明了，那些是父項，那些是子項，那些是虛擬項，那些是副產品。應該設立什么樣的工作中心，以及相關工作中心的產能設置等。一套BOM表完成后，要建立嚴格的審核機制，認真檢查和審核，保證BOM表的準確性。

BOM表錄入系統存在較大的工作量，一套好的ERP產品，應該具有成批直接導入BOM表的功能，這樣可以給BOM錄入系統帶來較大的方便。物料編碼也可以成批直接導入到系統中，導入到系統中的物料編碼不是單純的編碼，它還包括對應的物料描述、分類、計量單位、制購代碼等等，也就是形成了所謂的物料主文件（ITMB）。一般的ERP系統，每一條物料數據都提供了許多關于該物料的描述參數，用戶并不一定對每個參數都要設置，只需設置那些系統運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數。進行物料數據設置時，有些字段的內容是必須用戶自己先定義后再從中進行選擇的。另外的一些字段的內容則可從系統提供的可選項里進行選擇。對于沒有可選值的字段內容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。庫存數據源主要有倉庫基礎數據的準確性，倉庫類型的設置，庫位的設置，倉庫交易類型參數的設置等。其中倉庫基礎數據的整理非常重要，如果先期的倉庫管理比較規范，賬物相符率較高，那只是將這些賬物數導入到系統就可以了。如果賬物相符率較低，那還要花很大的力氣去整理倉庫的賬物數。首先要在流程上要規范倉庫的收發管理，包括倉庫管理十大原則，無論是借料、補料還是物料退換，必須嚴格按照流程來操作，建立一套對倉管員有效的績效考核方式，加強對倉管員日常工作的抽查。對一些數量差異較大的配件，可以采取循環盤點的方法，對其進行盤點，糾正錯誤，找出產生差異的原因。只有這樣堅持下來，倉庫的賬物才會越來越準確。特別是在ERP系統切換初期，盡管有些庫存數不是很準確，但我們還是要堅持用系統的賬物數，堅決丟掉手工帳，只保留一套帳，只有經過這樣的一個磨合期，系統的數據才會越來越準。

庫存管理經常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，包括庫位的建立（LMMT），移庫（IMTR），發料（PICK）等，企業所有庫存業務都涉及到倉庫，主要有廠內外、租用的庫房，車間庫，倒沖庫等，都應納入系統的管理，明確定義。在設置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業企業，一般可以設置的倉庫類型有：原材料庫、配件倉庫、半成品庫、成品庫、廢品庫等。倉庫數據的設置，可以根據倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設置多個倉庫。在設置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區，即設置庫區。在ERP系統中，庫區的設置主要以物理方位進行，如東、西、南、北區；或者根據實地的劃分，按順序來分區。庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處于不同狀態的物料。如物料質檢前后應該分開存放，就要設置兩個庫位來區分，一個是待檢庫，一個是合格品庫。庫位的設置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。

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